Den Vergleichsrahmen festlegen
Zwei Tagessätze sagen wenig aus, wenn die angebotenen Leistungen unterschiedlich sind. Definiert deshalb zuerst, welche Aufgaben, Fähigkeiten und Ergebnisse ihr benötigt. Auch Qualität, Verfügbarkeit und die Aufgabenverteilung zwischen euren Teams und der externen Einheit gehören zum Vergleich.
Verwendet für alle Optionen denselben Planungshorizont und dieselben Annahmen zum Umfang. Ein Aufbau mit anfänglich geringer Auslastung lässt sich nicht sinnvoll mit einem bereits eingearbeiteten Team vergleichen, ohne diese Unterschiede sichtbar zu machen.
Die Kostenblöcke vollständig erfassen
Trennt einmalige und wiederkehrende Aufwände. Auswahl, Vorbereitung und Transition fallen häufig zu Beginn an. Leistungserbringung und interne Steuerung begleiten dagegen den laufenden Betrieb. Beim eigenen Hub müsst ihr zusätzlich die eigene Standort- und Organisationsstruktur berücksichtigen.
Erfasst auch die Beiträge eurer Organisation: Wer arbeitet Anforderungen aus, klärt fachliche Fragen und überprüft Ergebnisse? Diese Kapazität ist nicht automatisch frei, nur weil sie bereits im Unternehmen vorhanden ist. Entscheidend ist, wie viel Arbeitszeit das Modell tatsächlich bindet.
| Kostenblock | Was dazugehört | Einordnung |
|---|---|---|
| Auswahl und Vorbereitung | Zielbild, Bewertung, Auswahl und Abstimmung. | Einmaliger Aufwand vor dem Start. |
| Aufbau und Transition | Teamaufbau, Einarbeitung, Übergaben und Wissenstransfer. | Anlaufaufwand mit klaren Annahmen. |
| Leistungserbringung | Vereinbarte externe Leistungen oder eigener Hub-Betrieb. | Laufende Kosten für vergleichbaren Umfang. |
| Interne Steuerung | Priorisierung, fachliche Abstimmung und Leistungsbewertung. | Wiederkehrende interne Kapazität. |
| Zusammenarbeit | Geeignete Werkzeuge, Kommunikation und notwendige Reisen. | Je nach Arbeitsmodell und Bedarf. |
| Weiterentwicklung | Zusätzliche Teams, veränderte Leistungen oder spätere Übergänge. | Szenarien statt stillschweigender Annahmen. |
Mit Annahmen und Szenarien arbeiten
Haltet fest, welche Mengen, Kapazitäten und Anlaufphasen ihr erwartet. Betrachtet dann, wie sich der Vergleich verändert, wenn die Einarbeitung länger dauert, die Auslastung niedriger ausfällt oder mehr interne Abstimmung notwendig ist. So werden empfindliche Annahmen erkennbar.
Die Rechenlogik bleibt übersichtlich: einmalige Aufwände plus laufende Kosten über den gewählten Zeitraum, einschließlich der internen Beiträge. Quantifizierbare Annahmen sollten eine erkennbare Grundlage haben. Unsichere Risiken beschreibt ihr zusätzlich, statt ihnen ohne belastbare Basis einen exakten Geldwert zu geben.
Kosten mit Leistung und Steuerbarkeit verbinden
Ein wirtschaftliches Modell muss die benötigte Leistung erbringen können. Prüft deshalb neben dem Kostenbild auch, wie Qualität, Wissen und Zusammenarbeit abgesichert werden sollen. Unterschiedliche Modelle können unterschiedliche interne Fähigkeiten verlangen.
Vereinbart vor dem Start, wie ihr eure Annahmen überprüft. Betrachtet tatsächlichen Steuerungsaufwand, Lieferfähigkeit und Wissenstransfer gemeinsam. So könnt ihr früh nachsteuern, wenn sich der erwartete Nutzen nicht einstellt oder der Umfang der Zusammenarbeit verändert.
Eine nachvollziehbare Entscheidung vorbereiten
Fasst die Optionen mit ihren Kostenblöcken, Voraussetzungen und offenen Annahmen zusammen. Das Ergebnis ist eine vergleichbare Entscheidungsgrundlage, keine pauschale Einsparzusage.
Lupus hilft euch, Partner- und Hub-Modelle zu bewerten und die organisatorischen Folgen mitzudenken. Wir begleiten anschließend die gewählte Umsetzung, damit Business Case und tägliche Zusammenarbeit miteinander verbunden bleiben.