Stakeholder Management als PO

Ich habe in den letzten Jahren verschiedenen Großkonzernen und Startups bei Interimsmandaten in der Rolle des CPO / PO begleitet. Dabei bin ich wiederholt über Herausforderungen des Stakeholdermanagements gestoßen. Einige Learnings daraus möchte ich im Folgenden mit Euch teilen.



Im Rahmen der digitalen Transformation befinden sich Strukturen und Verantwortlichkeiten im Wandel. Die Folge: Strukturen auf dem Papier unterscheiden sich von der gelebten Realität. Entscheidungen werden häufig nicht durch Einzelpersonen sondern durch Gremien und Boards getroffen. Um als PO seiner Aufgabe das Backlog zu priorisieren gerecht zu werden, bedarf es des Vertrauens der Stakeholder.

Als erfolgreicher PO gilt es, das Vertrauen seiner Stakeholder zu gewinnen und diese trotz ggf. abweichender Ziele, Interessen und Fragestellungen von seinem Vorhaben zu überzeugen. 

Dabei hat die Rolle eines POs viel mit der Rolle eines Verkäufers gemeinsam. Denn es gilt die Bedürfnisse des Stakeholders bestmöglich zu verstehen und seine Lösung positiv darzustellen.


Damit das gelingt, heißt es zunächst erst mal sich zu informieren, zuzuhören und Fragen zu stellen. Ist die Position des Stakeholders verstanden, kann eine Argumentationskette über den Nutzen der Lösung aufgebaut werden. Doch was so einfach klingt ist manchmal ein steiniger Weg. Folgende Vorgehensweise hat mir dabei wiederholt zum Erfolg verholfen:

Vor einem großen Meeting mit mehreren Stakeholdern, führe ich Einzelgespräche. Dabei kann ich individuell auf Fragen eingehen und diese in größerer Tiefe beantworten.


Gleichzeitig kann ich eine persönliche Beziehung mit meinem Gesprächspartner aufbauen. Wertvoll ist es, dabei bereits seine Argumentationskette für seine Empfehlung gegenüber des Gremiums zu verproben und ggf. anzupassen. Welche Argumente werden anerkannt? Wie werden diese gewichtet? Gibt es Anregungen zur Darstellung oder Formulierung?


Muss durch das Gremium eine größere Entscheidung getroffen bzw. getragen werden, empfiehlt es sich, sich vorab nach Verbündeten umzusehen. Wer unterstützt eine Entscheidung zu meinen Gunsten? Kann ich Stakeholder als Fürsprecher gewinnen? Kann ich mir Tipps von Diesem holen?


Kommt es zum gemeinsamen Termin, sollten folgende Fragen gut vorbereitet sein: Was kostet die Entscheidung? Was bringt die Entscheidung?

Diese Fragen sind jedoch häufig nicht einfach zu beantworten. Denn diese beruhen auf Annahmen. Dabei hilft ein thesengetriebener Ansatz, der ggf. mehrere Handlungsoptionen gegenüberstellt.


Eine solche Vorgehensweise kann helfen um Zusammenhänge, Hebel und Effekte zu verdeutlichen. Dabei ist es wertvoll seine Thesen durch anerkannte Experten idealerweise aus der eigenen Organisation validieren zu lassen. Somit wird das vorhandene Expertenknowhow genutzt und gleichzeitig gewinnt die Argumentationskette an Glaubhaftigkeit. 


Kommt es zum Termin in größerer Runde, kann ich folgende Elemente empfehlen:

Habt Ihr einen komplexen Sachverhalt, hilft eine Darstellung aus Anwenderperspektive, um diesen zu verdeutlichen. Habt Ihr die Möglichkeit diesen über einen Prototyp, ein Mockup oder eine Zeichnung erlebbar zu machen?

Grundsätzlich empfiehlt es sich, eine einfache Sprache und Darstellung zu wählen. Nicht jeder Entscheider verfügt über tiefes Expertenwissen.


Es gilt, lieber wenige starke Argumente aufführen, als seine Argumentationskette mit vielen und teils schwachen Argumenten zu verwässern. Die Aufmerksamkeitsspanne Eurer Stakeholder ist begrenzt. Daher hilft es sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Gleichzeitig verdeutlicht dies, dass es sich bei Eurer Darstellung um eine Verdichtung eines komplexen Zusammenhangs handelt. Dies gibt Euch die Möglichkeit bei Rückfragen Informationen nachzureichen.


Schwache Argumente können schnell in Frage gestellt werden. Ist dies der Fall, entkräftet dies einerseits Euer Argument, andererseits strahlt dies negativ auf die Glaubwürdigkeit Eurer Person ab. Daher sollten schwache Argumente besser gar nicht erst aufgeführt werden.


Habt Ihr weitere Best Practices und Tipps zum Thema Stakeholdermanagement als PO? Schreibt mir gerne Eure Anregungen in einem Kommentar.


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